Assistant·e administratif·ve et juridique pour la DFP Université de Lille

Missions principales :

Sous l'autorité de la responsable du service Pilotage, vous interviendrez en support de l'équipe chargée du référencement des formations aux répertoires nationaux. Vous serez responsable de la gestion juridique et administrative des conventions de certification et des partenariats liés à la formation professionnelle. Vous contribuerez également à la préparation et au suivi des commissions de formation (habilitation ou renouvellement) et participerez activement aux audits de qualité de la formation professionnelle.

Activités :

Gestion juridique et administrative des conventions :

• Rédiger, instruire et suivre les conventions de certification et de partenariat.

• Assurer la conformité juridique des conventions en lien avec les évolutions réglementaires.

• Effectuer une veille législative et réglementaire concernant la formation professionnelle et les référencements nationaux (RNCP, RS, etc.).

Appui aux commissions de formation :

• Préparer les dossiers d'habilitation et de renouvellement pour les commissions de formation.

• Participer au suivi des décisions prises par ces commissions.

Participation aux audits de qualité :

• Collaborer à la préparation et au déroulement des audits de qualité (internes et externes) liés à la formation professionnelle.

• Contribuer à la mise en conformité des processus administratifs et juridiques pour répondre aux exigences des labels qualité (Qualiopi, etc.).

Autres missions :

• Participer à la rédaction des bilans d'activité et à la mise à jour des tableaux de bord liés à la formation professionnelle.

• Assurer le suivi administratif des relations avec les partenaires (organismes de formation, entreprises).

• Mettre à jour les bases de données et assurer le suivi des conventions en cours.

Conditions particulières d'exercice :

• Disponibilité requise lors des périodes de commissions, d'audits qualité ou de clôture de dossiers juridiques.

• Capacité à gérer les priorités et à respecter les échéances lors des pics d'activité liés à la rédaction, révision et soumission des conventions et dossiers d'habilitation.

Compétences juridiques :

• Connaissance approfondie du cadre réglementaire de la formation professionnelle.

• Capacité à rédiger et à analyser des conventions juridiques.

• Maîtrise des procédures de référencement (RNCP, RS).

Compétences administratives :

• Expérience dans la gestion de dossiers administratifs complexes.

• Connaissance des processus d'audit qualité et des obligations administratives associées.

Compétences informatiques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de bases de données.

• Aisance avec les plateformes dédiées à la gestion de la formation professionnelle (FCA Manager, Kairos, etc.).

Autres compétences :

• Capacité à gérer et suivre des dossiers administratifs et juridiques en toute autonomie.

• Rédaction claire et rigoureuse des conventions et documents juridiques.

• Aptitude à organiser et prioriser les tâches, notamment dans le cadre des commissions et audits.

• Capacité à interpréter et à appliquer les évolutions législatives et réglementaires.

Qualités personnelles :

• Rigueur et fiabilité : Grande attention aux détails dans le suivi des procédures et des dossiers.

• Esprit d'analyse : Capacité à comprendre et à synthétiser des informations complexes.

• Proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à proposer des améliorations.

• Travail en équipe : Aptitude à collaborer avec les différents services et partenaires.

• Adaptabilité : Souplesse face aux évolutions réglementaires et organisationnelles.

Formation et expérience :

• Niveau Bac+2 minimum pour les agents contractuels.

• Formation et/ou expérience souhaitée dans l'un des domaines suivants : Droit (droit public, droit privé, droit des affaires ou droit de la formation), Administration (gestion administrative, gestion des organisations) ou Gestion de la formation.

• Une connaissance des cadres législatifs et réglementaires en matière de formation professionnelle serait appréciée.

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