Gestionnaire administratif Université Lumière Lyon 2

L'Université Lumière Lyon 2 recrute une ou un gestionnaire administratif pour son service général d'action sociale (SGAS).

Mission :

Assurer la gestion courante du service général d'action sociale à destination des personnels de l'Université, en interface entre les prestataires, les services de l'Université et les bénéficiaires.

Être le premier interlocuteur des personnels sur toutes les prestations assurées par le SGAS.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Recevoir les sollicitations des agents et y répondre par entretien, téléphone ou mail ; renseigner, accompagner dans les premières démarches, orienter les agents vers des services internes, partenaires extérieurs ou vers l'assistante sociale ;

• Instruire les dossiers de demandes de prestations d'action sociale (vérifier l'éligibilité, demander les pièces, préparer les décisions, mettre en paiement…), de secours financiers, de logements Lyon 2, de remises gracieuses, de places en crèche, de capital décès ;

• Assurer le suivi et le reporting du budget du SGAS ; exécution des dépenses et recettes (ventes de cartes champ libre et de tickets cinéma GRAC, notamment) et contribuer à son élaboration .

• Suivre et mettre en œuvre les conventions et accords de partenariat (association ALP2, CROUS, RAF, SYTRAL, partenaires champs libre, MGEN, etc.) ;

• En collaboration avec l'assistante sociale, gérer les instances de l'action sociale (Conseil de gestion du SGAS, Commission d'Action Sociale) : convocations, préparation des documents, déroulement des réunions, PV ;

• Aider au montage des projets proposés par le SGAS, avec, notamment, la mise en concurrence des prestataires, la recherche de partenaires, de salles…Prendre en charge l'organisation de l'Arbre de Noël et d'autres évènements organisés par le service ETAS ; gérer les cessions de matériels informatiques.

• Mettre à jour l'intranet, concevoir des supports de communication, veiller à la transmission des informations aux agents peu ou pas connectés, mettre à jour le livret des prestations et activités du SGAS.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• Gérer les demandes de Plan Déplacement Administration ;

• Participer ponctuellement à d'autres activités du service ETAS en appui des collègues à la demande de la hiérarchie (élections, gestion des instances, gestion financière et administrative, événements…).

Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance de la base juridique des dispositifs divers en matière d'aide sociale.

Savoirs sur l'environnement professionnel :

• Maîtrise des fonctionnalités SIFAC et des circuits financiers ;

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de KSUP ;

• Aptitude à s'exprimer de façon claire et à rédiger des courriers simples ;

• Capacité à savoir repérer les données importantes et à synthétiser des informations sur des thématiques précises ;

• Capacité à organiser des évènements ou mettre en œuvre des projets (planification, partenariats, communication, logistique, etc.) ;

• Connaissances juridiques (conventions, instances).

Savoir-faire :

• Aptitude à accueillir le personnel et à les orienter, sans une connaissance approfondie de leurs problématiques ;

• Assurer un suivi financier régulier et savoir anticiper les besoins financiers ;

• Aptitude à savoir gérer des dossiers différents, parfois de façon urgente.

Comportements attendus :

• Avoir une capacité d'écoute importante et faire preuve de neutralité ;

• Connaître et respecter le champ d'intervention du service ; savoir orienter les personnels vers d'autres services internes ou des intervenants extérieurs ;

• Respecter la confidentialité des informations reçues ;

• Faire preuve de rigueur et de méthode ;

• Savoir rendre compte, en analysant les éléments essentiels des dossiers suivis.

Spécificités du poste :

• Respecter strictement les règles de confidentialité ;

• Maîtriser les attributions du service d'action sociale pour pouvoir présenter les dispositifs aux personnels ;

• Savoir se mobiliser sur des champs d'intervention divers, avec un partenariat interne varié.

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 26 octobre 2024

Poste à pourvoir le 1er novembre 2024

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

Poste de catégorie B :

· ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation

· ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable

Créée en 1973, l'Université Lumière Lyon 2 s'attache à porter une vision forte et exigeante de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.

Avec une offre de formation variée, s'adressant à tous les publics, l'université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.