Assistant projets et partenariats - référent communication Université Lumière Lyon 2

L'Université Lumière Lyon 2 recrute une ou un assistant projets et partenariats - référent communication.

Mission

L'assistant du Service d'Ingénierie de Projets assure, sous l'autorité du responsable du service, l'instruction et le suivi administratif des dossiers. Auprès de la Direction, il est le référent communication de la DRED.

Activités principales :

I - Assistance au Service d'Ingénierie de Projets et Partenariats :

a) Suivi administratif des projets

• Réceptionner et suivre le circuit de signature des documents, notamment les contrats de recherche, nécessitant un visa et/ou une signature

• Alimenter les bases de données et les tableaux de bord de suivi des contrats

• Organiser l'archivage (papier et numérique) et à la diffusion interne et externe de ces documents

• Contribuer à l'instruction et au contrôle de certains contrats de recherche

b) Instruction des demandes de subvention aux manifestations scientifiques et des appels internes

• Diffuser les informations relatives aux dispositifs aux laboratoires

• Instruire les demandes

• Préparer les commissions

• Diffuser les résultats

• Assurer l'information et l'accompagnement des unités de recherche sur les subventions aux manifestations scientifiques accordées par des financeurs externes (collectivités locales, associations, etc.)

• Mener l'instruction, la mise à la signature le cas échéant et la transmission des demandes

c) Administration de la base AIRS Conventions

• Assurer sur le périmètre de la DRED l'administration de la base AIRS Conventions : mettre à jour les droits des utilisateurs, répondre le cas échéant en lien avec la DAJIM ou la DSI à leurs demandes et participer à l'amélioration des process.

II - Référent communication pour la DRED

• Élaborer et diffuser une lettre d'information bimensuelle à destination de la communauté Recherche de Lyon 2

• Mettre à jour, en lien avec les services, la rubrique Recherche de l'intranet et l'extranet du site univ-lyon2.fr

• Assurer le lien avec la Direction de la Communication et participer aux réunions des référents communication de l'établissement

• Contribuer à l'élaboration de supports de diffusion (Livret de la Recherche…)

• Représenter la Direction au sein de la « Mission inter-services - cellule événements (MISCE) »

Activités secondaires :

• Réaliser des tâches de secrétariat pour assister le service dans le montage et le suivi des dossiers

• Établir et alimenter des tableaux de bord et de statistiques

Poste de catégorie B ouvert aux titulaires et contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative

• Connaissance des techniques / outils de communication

Savoirs sur l'environnement professionnel

• Connaissance de l'université, de ses circuits de décision et plus particulièrement du fonctionnement des laboratoires de recherche

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, et des partenaires institutionnels

• Avoir les bases de la comptabilité publique et des règles de gestion administrative

Savoir-faire

• Maitriser les techniques rédactionnelles et organisationnelles

• Mettre en œuvre des procédures

• Organiser son temps de travail et gérer les priorités

• Informer et rendre compte

• Maîtriser les outils informatiques : Pack Office, Messagerie, base de données File Maker, AIRS conventions, K-Sup (site web)

• Anglais : compréhension écrite et orale

Comportements attendus

• Sens du contact et de l'écoute

• Sens de l'initiative, réactivité

• Rigueur, sens de l'organisation

• Travail en équipe

• Discrétion

• Respect de la confidentialité

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 03/10/2024

Poste à pourvoir dès que possible

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

Poste de catégorie B :

• ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation

• ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable

Créée en 1973, l'Université Lumière Lyon 2 s'attache à porter une vision forte et exigeante de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.

Avec une offre de formation variée, s'adressant à tous les publics, l'université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.