Agent administratif et d'accueil (H/F) LE MANS université

L'agent administratif et d'accueil (H/F) devra exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Il/Elle devra informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes (60%)

L'agent administratif et d'accueil (H/F) devra assurer l'accueil physique et téléphonique des différents usagers, des tâches administratives de soutien aux différents services de la Maison de l'Université. Il/Elle devra assurer des remplacements ponctuels, en cas de besoin, dans des services accueil de proximité. (40%)

Missions et activités principales

• Réaliser des opérations de gestion courante :

  • Rédiger les bons de commande sur SIFAC

  • Vérification des bons de livraison

  • Suivre les dépenses courantes et traiter les factures correspondantes sur SIFAC

  • Gérer les stocks et les achats de fournitures de bureaux et de consommables informatiques

  • Assurer les tâches de secrétariat du service

  • Refacturation interne : affranchissement, photocopies, fournitures et véhicules

  • Gestion de l'entretien des véhicules

• Préparer et rédiger les conventions d'occupation des locaux

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière)

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

• Retranscrire des informations orales à l'écrit

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DATI

• Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone

• Gérer un standard

• Gérer la boîte mail institutionnelle de l'Université et savoir réorienter les demandes dans tous les services et composantes

• Gérer les demandes d'information lors des pics d'activité, notamment lors des périodes de dépôts de dossiers de candidatures d'étudiants et d'inscriptions universitaires

• Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier

• Assurer le suivi et les réservations des salles de la Maison de l'Université

• Assurer le suivi et les réservations des véhicules de la Maison de l'Université

• Assurer la planification et la mise en place de la logistique (café, plateaux repas) pour des réunions

• Recenser l'utilisation des garages à vélos sécurisés pour les personnels

• Assurer la mise à jour de la signalétique des bureaux

• Affichage d'informations générales

• Faire appliquer les consignes données

Missions et activités associées

• Gérer les archives du service

• Assurer la collecte et l'affranchissement du courrier à expédier

• Traitement des demandes de réservation de véhicules

• Traitement des demandes de réservation de salles

• Participer à la gestion des archives du service et du classement administratif

• Assurer le suivi de la maintenance des distributeurs (boissons+confiseries) installés dans le hall d'accueil

• Assurer le suivi des retraits déchets cartons + papier

• Assurer la surveillance pour maintenance des copieurs de la Maison de l'Université

• Planification et organisation logistique des permanences MGEN

• Accompagner et former les personnels stagiaires et les renforts saisonniers

• Soutien ponctuel à la logistique du service

Contraintes spécifiques du poste : Horaires imposés par les heures d'ouverture et fermeture de l'Université

Expérience professionnelle exigée
Diplôme / niveau d'étude exigé : CAP/BEP
Domaine : Gestion administrative, accueil physique et téléphonique
Pré-requis indispensable à la prise de poste : Maîtrise de la langue française et de l'orthographe

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)

• Techniques d'élaboration de documents

• Culture internet

• Techniques de communication

• Connaître les techniques d'accueil de public interne comme externe dans le respect des valeurs de service public de l'Université

• Maitrise des logiciels nécessaires à la réalisation des taches liées à l'accueil des usagers et à l'intendance (standard, opérations de gestion financière et de stock de premier niveau)

• Maitrise des fonctions de base des logiciels de bureautique (traitements de texte, tableurs)

• Langue française (connaissance générale)

• Excellente maîtrise de l'orthographe

• Méthodologie de la logistique (notion de base)

• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)

• Environnement et réseaux professionnels (notion de base)

Savoir-faire opérationnels

• Accueillir et prendre des messages

• Accueillir les populations concernées

• Enregistrer et classer les documents

• Rédiger des rapports ou des documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Utiliser les outils bureautiques

• Capacité à comprendre, analyser et gérer les demandes d'information

• Bonne connaissance du fonctionnement de l'université, et des divers interlocuteurs nécessaires à la réponse des besoins des usagers, des partenaires et des publics

• Capacité à gérer les différents points de l'intendance (archivage, gestion de réservation de véhicules, stock papier

• Assurer l'entretien courant des outils de l'environnement de travail (application)

• Appliquer les normes, procédures et règles (application)

• Savoir planifier et respecter des délais (maîtrise)

Compétences relationnelles

• Maîtrise de soi

• Sens de l'organisation

• Capacité d'adaptation

• Bonne élocution, et aptitudes à communiquer dans toutes circonstances

• Bonne présentation

• Bonne gestion des situations de tension et pouvant engendrer du stress

• Aptitude au travail d'équipe

• Capacité d'adaptation à l'évolution des missions d'accueil

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Poste ouvert aux contractuels et aux titulaires
Catégorie/corps : C
Type de contrat : Titulaire / CDD Durée du contrat : Si CDD - 1 an avec perspective de renouvellement
Rémunération : Si CDD - 1961,74 € brut/mois Quotité : 100%
Poste à pourvoir : Dès que possible
Date limite de candidature : 07/10/2024
Modalité de recrutement : CV et lettre de motivation
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Nos avantages :
Possibilité jusqu'à 57,5 jours de congés annuels
Horaires variables
Participation aux abonnements de transports en commun ou forfait mobilité durable
Participation forfaitaire à la mutuelle

Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d'enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval.

Nous accueillons chaque année près de 12 500 étudiants, qui sont formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés : sciences et technologies, lettres, langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion. Les enseignements se nourrissent des travaux de recherche menés au sein de nos 15 laboratoires, dont 6 sont associés au CNRS.

Le Mans Université est membre de COLOURS, alliance d'universités européennes sélectionnée en 2023, coordonnée par l'université de Paderborn (Allemagne) et qui associe également des universités d'Espagne, d'Italie, de Pologne, de Croatie, de Suède, de Macédoine du Nord et de Lettonie, pour un total de 9 partenaires représentant 126 000 étudiants et près de 12 500 membres du personnel. Ensemble, ils souhaitent renforcer leur réseau européen, accroître leur visibilité internationale et promouvoir fortement la mobilité en Europe. Ils prévoient également de développer une approche thématique de la transition écologique, numérique et sociale afin de relever ensemble les défis sociétaux, dans les domaines de la formation, de la recherche, de la connaissance et du transfert de technologie.

La Direction des Affaires Techniques et Immobilières (DATI) a pour missions la politique et la mise en oeuvre de la stratégie immobilière de l'Université, le pilotage de la gouvernance de la politique immobilière, l'élaboration de la législation et de la règlementation domaniales ainsi que la mise en oeuvre des missions de gestion du patrimoine, du bâtiment.

La DATI assure également l'accueil de Le Mans Université et l'intendance de plusieurs services centraux.