OFFICE MANAGER H/F Collabkey

Nous sommes un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers opérationnels et supports dans le secteur du BTP.

 

Notre client, un leader dans le secteur de la rénovation luxueuse recherche son futur Office Manager H/F

Rattaché(e) à la Direction Générale du Groupe, vous aurez la charge du support de l’équipe de la Direction Générale qui regroupe aujourd’hui une quinzaine de personnes. Au cœur des informations, vous serez la plateforme centrale de notre équipe pluridisciplinaire et serez ainsi amené(e) à travailler en appui sur de nombreux sujets liés à la finance/gestion, à l’organisation, aux ressources humaines et à la communication.

 

Office Management :
- Accueil physique des visiteurs et accueil téléphonique,
- Traitement quotidien du courrier et suivi de la boite mail « secrétariat »,
- Gestion des commandes de matériel, de fournitures et de consommables,
- Gestion des fournisseurs et prestataires de la Direction Générale et plus largement du site de Croisilles (suivi des contrats et des facturation

- Suivi administratif des flottes mobile et automobile et de la facturation associée
Administrateur CRM Salesforce, Suite Lucca et Logiciels en e-learning

 

Assistance à la Direction Générale :
Organisation de réunions, de déplacements, d’évènements commerciaux et de séminaires
Mise en forme de supports de présentations diverses en français et en anglais (séminaires managers, séminaire annuel des cadres, séminaire d’intégration des nouveaux arrivants dans le Groupe, RSE, ...)

 

Assistance à la Direction financière :

• Compilation hebdomadaire des trésoreries de toutes les sociétés du Groupe pour revue
  par la Finance
  - Etablissement des factures de la Direction Générale pour refacturations intragroupe et facturations des Management Fees
  - Suivi des factures et des relevés bancaires des SCI
  - Suivi des diverses enquêtes ou reporting aux actionnaires, Banque de France ou INSEE en collaboration avec la Direction financière et/ou la DRH

Assistance à la Direction des Ressources Humaines :
Logistique et administration des sessions de formations Groupe
Suivi du compte VIE Ateliers de France pour les entités à l’étranger
Participation à l’organisation du stand Ateliers de France aux forums étudiants
Onboarding des nouveaux arrivants à la Holding et offbording (matériel),
Communication interne : notes, nominations,...

 

Formation initiale BAC+2 avec 10 ans d’expérience, ou BAC+5 avec une expérience
minimum de 5 ans en gestion administrative et commerciale, gestion de PME, assistanat de Direction
Réactivité, initiative, discrétion, polyvalence et autonomie

 

Conditions contractuelles :
Anglais indispensable
Maîtrise de la bureautique (pack Office) et de l’utilisation d’outils collaboratifs et de
communication

Package selon profil avec rémunération fixe + variable.