Assistant administrative H/F LHH Recruitment Solutions

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation recherche pour son client un Assistant affaires réglementaires et qualités H/F basé à Rueil malmaison pour une mission d'intérim d'un an.

Vos missions seront les suivantes :

Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, notamment des lois anti-cadeau et Transparence, assurer le suivi du budget du département réglementaire dans son ensemble, l'assistanat opérationnel du Pharmacien Responsable et de son équipe.

Gestion et suivi des devis fournisseurs : budget pharma / réglementaire

- Création (imputation comptable et budgétaire ) et suivi des bons de commande dans Coupa

- Reception des PO, donner les provisions, pointage des PO via Coupa

- Mettre en place le suivi budgétaire et phasing par ligne budgétaire

- Point de contact et gestion des relances et requêtes liées à la facturation

- Répondre aux litiges fournisseurs dans l'outil DCIW

- Suivi des déclarations des cotisations, taxes et contribution aux différents organismes (CNOP, EMA, CYCLAMED, ADELPHE)

- Gestion des notes de frais et des déplacements

Gestion des comptes fournisseurs / clients

Création et suivi des comptes fournisseurs dans l'outil Velocity en récoltant toutes les infos nécéssaires

Vérification des statuts fournisseurs dans l'outil Aravo

Affaires réglementaires et assurance qualité

-Gestion du registre des absences du Pharmacien Responsable et de son remplacement par le PRI

-Tenir à jour l'organigramme du département

-Assurer l'archivage des documents réglementaires et qualité

-Faciliter les échanges et interactions avec les prestataires pharmaceutiques dans le cadre des activités de sous-traitance (Delpharm, CSP, Medipha, Vigipharm, Eudrac,…)

-Participer aux sujets de veille réglementaire et à leur diffusion. En assurer l'archivage hebdomadaire. Assurer la traduction des notes si besoin.

-Participer à la gestion des contrats relatifs à l'activité pharmaceutique, veiller à la mise à jour des tableaux de suivi

-Participer à la diffusion des procédures et documents liées aux activités pharmaceutiques

-Participer à la mise en place et au suivi du plan de formation et aider à l'organisation logistique des sessions de formation

-Assurer l'archivage de la veille hebdomadaire et mensuelle de la littérature en pharmacovigilance

-Etre force de proposition vis-à-vis du Pharmacien Responsable et du Responsable Assurance Qualité de toute action à mener

-Assurer l'organisation et la coordination d'évènements du département (audits, inspections, organisation de réunions, réception d'intervenants extérieurs)

-Assurer les relations avec NèReS (association représentative de la profession) : agenda, diffusion des CR des réunions,...

-Assurer les relations avec le Conseil National de l'Ordre des Pharmaciens

-Être l'interface active et permanente entre l'équipe affaires réglementaires et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe

-Préparation des demandes réglementaires et scientifiques

Loi anti-cadeaux et transparence

-Assurer la coordination de l'activité LAC/Transparence avec les prestataires sélectionnés

-Participer au suivi des indicateurs qualité

Divers

-Rédiger les comptes rendus des réunions

-Planifier les réunions importantes

-Accès aux systèmes pharmaceutiques et gestion des demandes IT des collaborateurs

-Gérer la logistique: matériel, relations avec les services généraux

Vous avez déjà une expérience de deux ans sur un poste similaire.

Vous avez un bon niveau en anglais : à l'oral et à l'écrit

Vous maitrisez les outils suivants : Vélocity et Coupa.

Vous savez travailler en équipe.

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et évaluation d'experts, cadres et dirigeants, vous accompagne tout au long de votre carrière et s'assure que vous soyez " Ready For Next ".

A votre écoute, nos experts en recrutement vous guident pour aller de l'avant et faire évoluer votre carrière vers la prochaine étape.