secretaire technique  Easy's Recrutement

EASYS cabinet de recrutement spécialisé dans le domaine du génie climatique et thermique recherche pour l'un de ses clients un(e) secretaire technique 

 

Être responsable du traitement administratif des commandes, depuis leur réception jusqu’à la livraison chez les clients.

Rôle de coordination entre le service commercial, la production et l’expédition

Placée sous la responsabilité de la direction commerciale ou logistique

 

- Suivi administratif des interventions et chantiers

- Relation avec les équipes intervenantes :

·         Réceptionner les bons d’interventions quotidiennement et les saisir dans le progiciel

- Echanges téléphoniques et par mail avec le client et assure le support des interventions et chantiers

·         Etablir et entretenir des contacts avec des interlocuteurs variés

·         Envoyer des avis de passage relatifs aux interventions programmés

·         Remonter rapidement et efficacement aux clients les informations techniques liées aux interventions

·         En cas de problème technique, tenir informé le client et le supérieur

·         Rédige des courriers administratifs

- Est amenée à se substituer de manière ponctuelle à l’assistant d’exploitation le cas échéant

- Est garante de la facturation et de la demande de bons de commande

·         Procéder à la saisie, l’envoi et le suivi quotidien de la facturation des interventions réalisées.

·         Exiger systématiquement un bon de commande pour chaque intervention urgente réceptionnée via un appel téléphonique afin de pouvoir facturer dans les meilleurs délais

·         Suivre le recouvrement et bloquer les demandes d’intervention en attendant la régularisation du client.

-Organise et assure, dans les meilleures conditions (délais, qualité et quantité) la réalisation quotidienne des missions confiées par son responsable et en assure le suivi via un reporting exhaustif.

- Rend compte à sa hiérarchie de l’état de la facturation sur des critères adaptés (CA propre, marchandises, sous-traitance)

- Contribue à l’amélioration continue, de la qualité/production de la partie gestion/administration/facturation.

- Faire remonter les informations utiles à sa hiérarchie

- Rester discret

- Maitriser parfaitement les outils bureautiques

- Connaître les particularités techniques des activités d’hygiène en assainissement et la réglementation en vigueur

- Savoir hiérarchiser l’urgence des demandes

- Savoir prendre des initiatives